Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Table of contents

Music Finlandin asiakasrekisterit

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Music Finland ry
Y-tunnus: 2502166-8
Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs
00100 Helsinki
talous@musicfinland.fi
puh: +358 (2)0 730 2230

Rekisterin nimi

Music Finlandin asiakasrekisterit

Rekistereihin tallennettavat tiedot

Seuraavat tiedot voidaan tallentaa

a) tapahtuma-/hanke-/tilaisuusrekistereihin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi ja y-tunnus
  • Laskutusosoite ja postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Erityisruokavalio
  • Tapahtuman/hankkeen tiedot, johon osallistunut ja/tai saadun/haetun vientituen tiedot
  • Avoimet vastaukset

b) ammattilaiskontaktirekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi ja y-tunnus
  • Ammatti
  • Kansalaisuus (vaihtoehdot: suomalainen tai ei-suomalainen)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Postiosoite
  • Kontaktiryhmä

c) tilastoraportointia varten luotuun rekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi ja y-tunnus
  • Tapahtuman/hankkeen tiedot, johon osallistunut ja/tai saadun/haetun vientituen tiedot
  • Kansalaisuus (vaihtoehdot: suomalainen tai ei suomalainen)
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

d) uutiskirjeen tilausrekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi
  • Sähköpostiosoite

e) kirjanpitojärjestelmän asiakas- ja toimittajarekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Organisaation nimi ja Y-tunnus
  • Laskutusosoite ja postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Hankkeen tiedot

f) tutkimusrekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi ja y-tunnus
  • Sukupuoli
  • Ammatti
  • Asuinpaikka
  • Syntymävuosi
  • Järjestöjäsenyys
  • Tulot
  • Vapaaehtoiset avoimet vastaukset

Rekisterien tietojen käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään

a) tapahtumien, hankkeiden ja tilaisuuksien hallinnointiin, järjestämiseen ja tilastointiin,

b) yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kontaktointiin,

c) Tilinpäätöksen, vuosikertomuksen, rahoittajaraporttien ja sisäisen raportoinnin tuottamiseen ja tilastointiin,

d) tapahtumista ja tilaisuuksista tiedottamiseen ja uutisointiin, mikäli henkilö on liittynyt uutiskirjeen lähetyslistalle,

e) laskutukseen ja kirjanpitoon,

f) rekisterinpitäjän alaa koskevien tutkimusten ja selvityksien tuottamiseen.

Tietojen säilytysaika

a) Tapahtuma-/hanke-/tilaisuusrekisterien tiedot säilytetään enintään kaksi vuotta tapahtuman/hankkeen/tilaisuuden loppumisen ja/tai siihen liittyvän rahoittajaraportin valmistumisen jälkeen. 

b) Ammattilaiskontaktirekisterin tiedot säilytetään niin kauan kuin kontakti on relevantti. Tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai kun vanhentunut kontakti tulee tietoon.

c) Tilastoraportointia varten luodun rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin kyseisten tilastojen tietoja seurataan.

d) Uutiskirjeen tilausrekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjeet ovat relevantteja niiden tilaajille ja/tai rekisteröity ilmoittaa haluavansa tulla poistetuksi lähetyslistalta.

e) Kirjanpitojärjestelmän asiakas- ja toimittajarekisterin tietoja säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan verran.

f) Yksilöitävissä olevat tiedot poistetaan heti kun tutkimus on tehty.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse ilmoittautuessaan ja/tai osallistuessaan Rekisterinpitäjän järjestämään hankkeeseen/tapahtumaan/tilaisuuteen tai vastaavaan. Myös muita luotettavia tahoja ja olemassa olevia rekistereitä voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksen perusteella. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoihin on pääsyoikeus

  • Rekisterinpitäjän työntekijöillä
  • Henkilötietojen käsittelijöillä
  • Määritellyin osin kolmannella osapuolella

Osa tiedoista voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle niiltä osin kuin rekisterinpitäjän asiakkailleen lupaamat toimenpiteet sitä vaativat. Rekisterinpitäjä huolehtii, että kolmannen osapuolen tietoturva on toteutettu tarpeellisessa laajuudessa.

Osa tiedoista voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelijälle Euroopan talousalueen ulkopuolelle tilatun uutiskirjeen lähettämistä varten. Rekisterinpitäjä huolehtii, että kolmannen osapuolen ja henkilötietojen käsittelijän tietoturva on toteutettu tarpeellisessa laajuudessa. Euroopan talousalueen ulkopuolelle luovutettavia tietoja voivat olla:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite

Tietojen suojaamisen periaatteet

Music Finland ry on laatinut tietosuojapolitiikan, jonka mukaisia tietoturvallisuuden hyviä käytäntöjä Music Finland ry noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa.

Sähköinen aineisto: Rekistereitä säilytetään

  • suojatulla verkkoasemalla, johon on pääsy vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja verkkopalvelimen palveluntarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.
  • Palveluntarjoajien suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain osalla rekisterinpitäjän työntekijöistä ja kyseisen palvelun tarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Music Finland ry oikaisee, anonymisoi, poistaa tai täydentää rekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity voi tehdä mahdollisen korjaus- tai poistopyyntönsä joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjaus- tai poistopyynnön Music Finland ry:lle postiosoitteeseen tai lähettämällä sähköpostia Music Finlandille. Yhteystiedot löytyvät kohdasta ”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”.

Music Finlandin säveltäjäasiakasrekisterit

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Music Finland ry
Y-tunnus: 2502166-8
Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs
00100 Helsinki
talous@musicfinland.fi
puh: +358 (2)0 730 2230

Rekisterin nimi

Music Finlandin säveltäjäasiakasrekisterit

Rekistereihin tallennettavat tiedot

Seuraavat tiedot voidaan tallentaa

a) Rekisterinpitäjän suojattuihin säveltäjäasiakashakemus-, säveltäjäasiakassopimus- ja säveltäjäasiakasrekistereihin

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Kuva
  • Teosluettelo ja teokset
  • CV 

b) Julkisiin rekistereihin (internet-sivustot, web-myymälä, myynti- ja promoviestintä)

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymä- ja kuolinpäivä
  • Kuva
  • Teosluettelo ja teokset

Rekisterien tietojen käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään

  • Säveltäjäasiakkaan teosten sopimuksen mukaiseen myyntiin ja promoamiseen
  • Yhteydenpitoon säveltäjäasiakkaan ja rekisterinpitäjän välillä
  • Laskutukseen
  • Asiakashakuprosessin toteuttamiseen

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin säveltäjäasiakassopimus on voimassa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse hakiessaan Music Finlandin säveltäjäasiakkaaksi. Myös muita luotettavia tahoja ja rekistereitä voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksen perusteella. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoihin on pääsyoikeus

  • Rekisterinpitäjän työntekijöillä
  • Henkilötietojen käsittelijöillä

Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilötietojen käsittelijän tietoturva on toteutettu tarpeellisessa laajuudessa.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä tietoja luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Music Finland ry on laatinut tietosuojapolitiikan, jonka mukaisia tietoturvallisuuden hyviä käytäntöjä Music Finland ry noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa.

Sähköinen aineisto: Rekistereitä säilytetään

  • suojatulla verkkoasemalla, johon on pääsy vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja verkkopalvelimen palveluntarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.
  • Palveluntarjoajien suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain osalla rekisterinpitäjän työntekijöistä ja kyseisen palvelun tarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Music Finland ry oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity voi tehdä mahdollisen korjaus- tai poistopyyntönsä joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjaus- tai poistopyynnön Music Finland ry:lle postiosoitteeseen tai lähettämällä sähköpostia Music Finlandille. Yhteystiedot löytyvät kohdasta ”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”.

Music Finlandin tutkimusrekisterit

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Music Finland ry   
Y-tunnus: 2502166-8   
Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs   
00100 Helsinki   
talous@musicfinland.fi   
puh: +358 (2)0 730 2230

Rekisterin nimi

Music Finlandin tutkimusrekisterit

Rekistereihin tallennettavat tiedot

Seuraavat tiedot voidaan tallentaa:

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi ja y-tunnus
  • Sukupuoli
  • Ammatti
  • Asuinpaikka
  • Syntymävuosi
  • Järjestöjäsenyys
  • Tulot
  • Vapaaehtoiset avoimet vastaukset

Rekisterien tietojen käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän alaa koskevien tutkimusten ja selvityksien tuottamiseen.

Tietojen säilytysaika

Yksilöitävissä olevat tiedot poistetaan heti kun tutkimus on tehty.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse tutkimukseen osallistumisen yhteydessä. Myös muita luotettavia tahoja ja olemassa olevia rekistereitä voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksen perusteella. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoihin on pääsyoikeus

  • Rekisterinpitäjän työntekijöillä
  • Henkilötietojen käsittelijöillä

Yksittäisen tutkimuksen tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle rekisteröidyn suostumuksella, mikäli Music Finland tekee tutkimuksen yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilötietojen käsittelijän ja mahdollisen kolmannen osapuolen tietoturva on toteutettu tarpeellisessa laajuudessa.

Tietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Music Finland ry on laatinut tietosuojapolitiikan, jonka mukaisia tietoturvallisuuden hyviä käytäntöjä Music Finland ry noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa.

Sähköinen aineisto: Rekistereitä säilytetään

  • suojatulla verkkoasemalla, johon on pääsy vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja verkkopalvelimen palveluntarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.
  • Palveluntarjoajien suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain osalla rekisterinpitäjän työntekijöistä ja kyseisen palvelun tarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Music Finland ry oikaisee, anonymisoi, poistaa tai täydentää rekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity voi tehdä mahdollisen korjaus- tai poistopyyntönsä joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjaus- tai poistopyynnön Music Finland ry:lle postiosoitteeseen tai lähettämällä sähköpostia Music Finlandille. Yhteystiedot löytyvät kohdasta ”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”.

Music Finlandin uutiskirjeiden tilausrekisteri

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Music Finland ry
Y-tunnus: 2502166-8
Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs
00100 Helsinki 
talous@musicfinland.fi 
puh: +358 (2)0 730 2230

Rekisterin nimi

Music Finlandin tutkimusrekisterit

Rekistereihin tallennettavat tiedot

Seuraavat tiedot voidaan tallentaa

  • Etu- ja sukunimi
  • Organisaation nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Internetsivut

Rekisterien tietojen käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään

  • Tapahtumista ja tilaisuuksista tiedottamiseen ja uutisointiin, mikäli henkilö on liittynyt uutiskirjeen lähetyslistalle

Tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjeet ovat relevantteja asiakkaille ja/tai kunnes rekisteröity ilmoittaa haluavansa tulla poistetuksi lähetyslistalta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse tilatessaan uutiskirjeen. Myös muita luotettavia tahoja ja rekistereitä voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksen perusteella. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoihin on pääsyoikeus

  • Rekisterinpitäjän työntekijöillä
  • Henkilötietojen käsittelijöillä (eli verkkopalvelimen palveluntarjoajalla)

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Osa tiedoista voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelijälle Euroopan talousalueen ulkopuolelle tilatun uutiskirjeen lähettämistä varten. Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilötietojen käsittelijän tietoturva on toteutettu tarpeellisessa laajuudessa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Music Finland ry on laatinut tietosuojapolitiikan, jonka mukaisia tietoturvallisuuden hyviä käytäntöjä Music Finland ry noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa.

Sähköinen aineisto: Rekistereitä säilytetään

  • suojatulla verkkoasemalla, johon on pääsy vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja verkkopalvelimen palveluntarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä. Palveluntarjoajien suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain osalla rekisterinpitäjän työntekijöistä ja kyseisen palvelun tarjoajalla eli henkilötietojen käsittelijällä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Music Finland ry oikaisee, anonymisoi, poistaa tai täydentää rekisterissään olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity voi tehdä mahdollisen korjaus- tai poistopyyntönsä joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun yksilöidyn korjaus- tai poistopyynnön Music Finland ry:lle postiosoitteeseen tai lähettämällä sähköpostia Music Finlandille. Yhteystiedot löytyvät kohdasta ”Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot”.